Pour les entreprises Cliniques dentaires
Perbene répond aux appels que votre réception manque, inscrit les nouveaux patients à votre agenda, envoie les rappels et écrit aux patients quand leur prochain nettoyage est dû, une fois que vous approuvez le message. En français et en anglais.
Là où le travail se perd
Les moments qui coûtent cher sont souvent banals : un téléphone qui sonne, un suivi pas terminé, une urgence qui arrive à la mauvaise personne.
Votre réception fait sortir un patient, prend un paiement ou confirme l'horaire du lendemain. Un nouveau patient appelle, tombe sur la boîte vocale et prend rendez-vous à la clinique suivante sur la carte.
Un patient devait revenir six mois après sa dernière visite d'hygiène. Personne n'a eu le temps d'appeler, et un an plus tard il n'a toujours pas pris rendez-vous.
Un patient annule le matin même. L'heure de l'hygiéniste reste vide parce que personne n'a pu lui proposer une autre date ou la combler à temps.
La différence Perbene
Perbene connaît les appels qui comptent dans votre métier, garde les détails ensemble et vous consulte avant les décisions importantes.
Répond aux appels, textos, clavardages et courriels des nouveaux patients jour et nuit, en français et en anglais
Inscrit les premières visites, les nettoyages et les suivis à votre agenda, à partir de vos vraies plages libres
Envoie une confirmation et un rappel avant chaque rendez-vous
Écrit aux patients quand leur prochain nettoyage est dû, avec le message que vous avez approuvé
Propose une autre date au patient qui appelle pour annuler, et l'heure retourne à l'agenda
Répond à vos avis Google dans votre ton et vous présente d'abord les mécontents
Une journée avec Perbene
Six mois après sa dernière visite d'hygiène, une patiente reçoit votre message par texto. Elle répond, et Perbene la réserve mardi à 9 h.
Une personne demande si vous acceptez de nouveaux patients pendant que la réception dîne. Perbene répond, explique la première visite et réserve jeudi à 14 h.
Un patient appelle pour dire qu'il ne pourra pas venir. Perbene propose deux autres heures, en réserve une, et l'heure de l'hygiéniste est de nouveau libre pour le prochain appel.
Un patient laisse cinq étoiles après un nettoyage. Perbene le remercie dans votre ton. Un avis à deux étoiles vous arrive d'abord, avec une réponse suggérée.
Comment ça marche
Vous fixez à quelle fréquence revient chaque type de visite, vous approuvez un message, et Perbene fait le reste chaque jour.
Une visite d'hygiène aux 26 semaines, un examen chaque année : vous fixez l'intervalle sur chaque type de rendez-vous. Vos visites passées viennent de votre agenda, ou d'un export CSV de votre logiciel de clinique.
Perbene rédige le message de relance dans le ton de votre clinique. Vous le lisez, changez ce que vous voulez et l'approuvez. Rien ne part avant votre accord.
Chaque jour, les patients dont la visite est due reçoivent votre message par texto, ou par courriel s'il n'y a pas de numéro de cellulaire. Les patients qui ont déjà un rendez-vous, ou qui ont eu de vos nouvelles récemment, sont passés.
Quand un patient répond, Perbene lui propose de vraies plages libres de votre agenda et réserve celle qu'il choisit. Vous voyez chaque rendez-vous dans l'historique et à votre agenda.
La plupart des patients ne partent pas parce qu'ils étaient mécontents. Ils partent parce que personne ne leur a rappelé de revenir. Le nettoyage était dû au printemps, la carte de rappel s'est perdue, la clinique était trop occupée pour appeler, et à l'automne le patient s'est tourné vers la clinique la plus proche de son travail.
Appeler les patients en retard, c'est la tâche que tout le monde compte faire et que personne n'a le temps de faire. La réception répond au téléphone, accueille les patients et règle les questions d'assurance. La liste des patients dus s'allonge chaque semaine.
Perbene passe cette liste pour vous. Vous fixez à quelle fréquence revient chaque type de visite, vous approuvez un message, et chaque jour Perbene écrit aux patients dont la visite est due. Il passe quiconque a déjà un rendez-vous, quiconque a eu de vos nouvelles dans les 60 derniers jours et quiconque figure sur votre liste de personnes à ne pas joindre.
Un nouveau patient appelle habituellement plus d'une clinique. La première qui répond et propose une heure obtient le rendez-vous. Si votre téléphone tombe sur la boîte vocale à l'heure du dîner ou après 17 h, ce patient a déjà pris rendez-vous ailleurs quand vous le rappelez.
Perbene répond à chaque appel sur le numéro de votre clinique, au nom de votre clinique. Il répond aux questions sur vos services, vos heures, votre adresse et vos politiques à partir de ce que vous avez écrit dans votre profil, demande s'il s'agit d'une première visite et inscrit le patient dans une vraie plage libre avant qu'il raccroche.
Chaque appel laisse un enregistrement, une transcription et un court résumé rattachés au patient, pour que votre équipe sache qui a appelé et ce qui a été promis. Perbene annonce au début de l'appel qu'il est enregistré.
Chaque rendez-vous reçoit une confirmation quand il est réservé et un rappel avant de commencer, par texto ou par courriel. Quand un patient appelle pour annuler, Perbene lui propose aussitôt une autre heure, pour que la visite soit déplacée plutôt que perdue, et l'heure libérée est de nouveau offerte au prochain appel.
Les patients qui ont annulé sans jamais reprendre rendez-vous peuvent aussi recevoir un message. Cette règle est distincte, et vous l'activez et approuvez son message de la même façon que la relance.
Pour une clinique dentaire, les avis comptent autant que le téléphone. Perbene répond à vos avis Google dans votre ton : un merci pour les bons, et les mécontents vous arrivent d'abord avec une réponse suggérée.
Perbene ne donne jamais de conseils dentaires. Il prend les rendez-vous, envoie les rappels et répond aux questions sur vos services, vos prix, vos heures et vos politiques. Tout ce qui touche au traitement d'un patient va à votre équipe.
Tout commence par votre site Web. Perbene le lit et prépare le profil de votre clinique : vos services, vos dentistes et hygiénistes, vos heures, vos prix et vos politiques d'annulation et d'accueil des nouveaux patients. Vous corrigez ce qui est faux, en mots simples.
Ensuite, vous connectez un agenda pour que Perbene voie vos vraies plages libres, et vous choisissez le numéro que les patients composeront : celui que vous avez déjà, transféré, ou un nouveau. Pour la relance, vous fixez l'intervalle sur chaque type de visite et, si vos visites passées sont dans votre logiciel de clinique, vous les téléversez sous forme d'export CSV.
Vous décidez de ce que Perbene fait seul. Répondre, prendre les rendez-vous et envoyer les rappels peut fonctionner seul dès le premier jour, alors que les messages de relance attendent votre accord. Chaque matin, vous recevez une page sur la veille : qui a appelé, qui a pris rendez-vous, et ce qui vous attend.
Quand quelque chose change, une nouvelle hygiéniste, des heures pour les fêtes ou un nouveau service, vous le changez dans le profil et Perbene utilise la nouvelle version dès l'appel suivant.
Ce qui arrive aux patients dont la visite est due, et à l'appel d'un nouveau patient à 18 h.
| Ce qui se passe | Perbene | Service de réponse |
|---|---|---|
| Appel d'un nouveau patient à 18 h | Répondu et inscrit à votre agenda | Un message pour que la réception rappelle |
| Patients dus pour un nettoyage | Relancés chaque jour, avec le message que vous avez approuvé | Ne fait pas partie du service |
| Rappels | Confirmation et rappel par texto ou courriel | Ne fait pas partie du service |
| Annulations | Propose une autre date, l'heure retourne à l'agenda | Un message, si le patient en laisse un |
| Langue | Français ou anglais, au choix du patient | Selon la personne de garde |
| Avis | Avis Google répondus dans votre ton | Ne fait pas partie du service |
| Ce que vous voyez ensuite | Enregistrement, transcription et résumé au dossier du patient | Un message, s'il a été bien noté |
| Coût | 99 $ par mois plus 8 $ par rendez-vous réservé, plafonné à 349 $ | Habituellement à la minute ou à l'appel |
Vous fixez à quelle fréquence revient chaque type de rendez-vous, par exemple une visite d'hygiène aux 26 semaines. Perbene regarde la dernière visite de ce type pour chaque patient, dans votre agenda ou dans un export CSV de votre logiciel de clinique, et écrit à ceux dont la visite est due.
Pas les messages de relance. Perbene rédige le message, et rien n'est envoyé avant que vous l'approuviez. La prise de rendez-vous et les rappels peuvent fonctionner seuls, et vous pouvez changer ça en tout temps.
Perbene réserve dans Google Agenda ou Cal.com, en lisant vos vraies plages libres avant d'en proposer, ou dans son propre agenda si vous n'en avez pas. Si votre logiciel de clinique est un autre, réservez un appel et nous verrons avec vous comment le connecter.
Non. Il prend les rendez-vous, envoie les rappels et répond aux questions sur vos services, vos prix, vos heures et vos politiques à partir de ce que vous avez écrit. Tout ce qui touche au traitement d'un patient va à votre équipe.
Les patients qui ont déjà un rendez-vous, ceux qui ont eu de vos nouvelles dans les 60 derniers jours, quiconque figure sur votre liste de personnes à ne pas joindre, et quiconque n'a eu aucune visite dans les deux dernières années.
99 $ par mois, plus 8 $ pour chaque rendez-vous que Perbene réserve, et jamais plus de 349 $ par mois, en dollars canadiens. Une relance qui devient un nettoyage réservé compte pour un rendez-vous.
Oui. Transférez le numéro que vos patients composent déjà, ou connectez votre propre compte de téléphonie. Vous pouvez aussi prendre un nouveau numéro chez Perbene.
Oui. Perbene répond à chaque patient en français ou en anglais, dans la langue qu'il parle, et change s'il change. L'espagnol fonctionne aussi.
Commencez votre essai gratuit de 14 jours, sans carte pour démarrer. Perbene lit votre site Web pour préparer le profil de votre clinique, vous le corrigez, connectez votre agenda et choisissez votre numéro. Vous pouvez aussi essayer la démo d'abord sur perbene.ai/demo.
Des tarifs simples
99 $ par mois, plus 8 $ pour chaque rendez-vous que Perbene réserve. Jamais plus de 349 $ par mois.
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