Pacientes nuevos agendados, y cada paciente de vuelta para su limpieza

Por qué los consultorios dentales pierden pacientes entre dos limpiezas

La mayoría de los pacientes dentales no se van porque estuvieran descontentos. Se van porque nadie les recordó. La limpieza tocaba en primavera, la tarjeta de recordatorio se perdió, el consultorio estaba demasiado ocupado para llamar, y para el otoño el paciente se fue al consultorio que le quedaba más cerca del trabajo.

Llamar a los pacientes atrasados es el trabajo que todos piensan hacer y para el que nadie tiene tiempo. La recepción está contestando el teléfono, registrando pacientes y resolviendo preguntas del seguro. La lista de pacientes a quienes les toca crece cada semana.

Perbene trabaja esa lista por ti. Defines cada cuánto debe volver cada tipo de visita, apruebas un mensaje, y cada día Perbene escribe a los pacientes a quienes les toca. Omite a quien ya tiene una cita, a quien recibió noticias tuyas en los últimos 60 días y a quien está en tu lista de no contactar.

Llamadas de pacientes nuevos, desde el primer timbre

Un paciente nuevo suele llamar a más de un consultorio. El primero que contesta y ofrece un horario se queda con la cita. Si tu teléfono cae al buzón de voz a la hora de la comida o después de las 5, ese paciente ya agendó en otro lado cuando le devuelves la llamada.

Perbene contesta cada llamada en el número de tu consultorio, con el nombre de tu consultorio. Contesta preguntas sobre tus servicios, horario, ubicación y políticas con lo que escribiste en tu perfil, pregunta si es una primera visita y agenda al paciente en un horario libre real antes de que cuelgue.

Cada llamada deja una grabación, una transcripción y un resumen corto unidos al paciente, para que tu equipo sepa quién llamó y qué se prometió. Perbene avisa al inicio que la llamada se graba.

Cancelaciones, recordatorios y tus reseñas de Google

Cada cita recibe una confirmación al agendarse y un recordatorio antes de empezar, por mensaje de texto o correo. Cuando un paciente llama para cancelar, Perbene le ofrece moverla a otro horario en ese momento, para que la visita se mueva en lugar de perderse, y la hora liberada queda abierta para la siguiente llamada.

Los pacientes que cancelaron y nunca reagendaron también pueden recibir un mensaje. Esa regla es aparte, y la activas y apruebas su mensaje igual que el recordatorio de limpieza.

Para un consultorio dental, las reseñas importan tanto como el teléfono. Perbene responde tus reseñas de Google con tu estilo: un agradecimiento para las buenas, y las negativas te llegan primero con una respuesta sugerida.

Perbene nunca da consejos dentales. Agenda, recuerda y contesta preguntas sobre tus servicios, precios, horario y políticas. Todo lo relacionado con el tratamiento de un paciente va a tu equipo.

Cómo se configura Perbene para tu consultorio

Todo empieza con tu sitio web. Perbene lo lee y prepara el perfil de tu consultorio: tus servicios, tus dentistas e higienistas, tu horario, tus precios y tus políticas de cancelación y de pacientes nuevos. Corriges lo que esté mal, en palabras simples.

Luego conectas un calendario para que Perbene vea tus horarios libres reales, y eliges el número al que llamarán los pacientes: el que ya tienes, desviado, o uno nuevo. Para los recordatorios de limpieza, defines el intervalo de cada tipo de visita y, si tus visitas pasadas están en tu software de consultorio, las subes como exportación CSV.

Tú decides qué hace Perbene por su cuenta. Contestar, agendar y los recordatorios pueden funcionar solos desde el primer día, mientras que los mensajes de limpieza esperan tu aprobación. Cada mañana recibes una página sobre el día anterior: quién llamó, quién agendó y qué te está esperando.

Cuando algo cambia, una higienista nueva, el horario de vacaciones o un servicio nuevo, lo cambias en el perfil y Perbene usa la nueva versión desde la siguiente llamada.