Chaque demande répondue, et la consultation réservée

Pourquoi les cabinets perdent des clients avant la première rencontre

On cherche un comptable, un avocat ou un consultant en immigration quand c'est urgent : une échéance, une lettre, un refus. On contacte deux ou trois cabinets à la fois, et le premier qui répond comme il faut obtient généralement la consultation.

Vos meilleures heures se passent avec vos clients, et c'est justement là que les nouvelles demandes arrivent. Un appel tombe sur la boîte vocale, un courriel attend jusqu'au soir, un clavardage ne reçoit aucune réponse. Rien de tout ça ne ressemble à un client perdu, mais c'en est un.

Perbene répond pendant que vous travaillez. Le client potentiel reçoit une réponse en quelques minutes, dans sa langue, et repart avec une consultation réservée plutôt qu'une promesse de rappel.

Il travaille aussi les soirs et les fins de semaine, quand les gens s'assoient enfin avec leurs papiers et se rendent compte qu'ils ont besoin d'aide. Une demande envoyée à 22 h un dimanche reçoit une réponse à 22 h un dimanche, et la consultation est à votre agenda quand vous l'ouvrez le lundi matin.

Un accueil fait avant que vous vous asseyiez

Une consultation se passe mieux quand on sait de quoi il s'agit. Perbene pose les questions que vous poseriez : quel genre de dossier, quelle échéance, quels documents la personne a en main, si quelqu'un l'a recommandée.

Les réponses vont au dossier du client, à côté de la conversation elle-même. Vous les lisez avant la rencontre au lieu de passer les quinze premières minutes à les recueillir.

Quand vous avez écrit ce qu'un client doit apporter, Perbene le lui dit au moment de réserver, et un rappel part avant la rencontre.

Approbations et historique, la couche de confiance

Le nom d'un cabinet, c'est sa réputation. Perbene travaille en votre nom, alors vous choisissez ce qu'il fait seul et ce qui attend votre accord. Le travail courant, comme répondre à une demande et réserver une consultation, peut avancer seul. Tout ce qui est délicat vous arrive d'abord.

L'historique est le registre écrit : chaque appel répondu, chaque courriel envoyé, chaque consultation réservée, en mots simples, avec l'heure et la personne. Si un client demande ce qui a été dit, vous pouvez le lui montrer.

Perbene ne donne jamais de conseils juridiques, fiscaux ou en immigration. Il répond aux questions sur vos services, vos honoraires et votre façon de faire à partir de ce que vous avez écrit, et vous transmet tout le reste.

Trouver de nouveaux clients, depuis votre propre boîte courriel

Les recommandations donnent les meilleurs clients, mais elles n'arrivent pas sur commande. Perbene peut aussi aller les chercher. Il lit votre site Web et votre profil, et propose des groupes d'entreprises qui ont besoin de ce que vous faites : des restaurants qui ont besoin d'un teneur de livres, des entrepreneurs devant une saison des impôts chargée, des employeurs qui recrutent à l'étranger.

Pour chaque prospect, il cherche la personne qui décide, sur le site de l'entreprise, et écrit un courriel court et simple depuis votre boîte courriel et en votre nom. Quelques-uns par jour, jamais une avalanche, et jamais depuis des boîtes empruntées sous des noms inventés.

Les premiers courriels de chaque groupe vous arrivent avant tout envoi. Vous les lisez, changez ce que vous diriez autrement, et approuvez. Ensuite, les réponses sont triées pour vous : les intéressés reçoivent de vraies plages libres et une consultation à votre agenda, ceux qui disent « pas maintenant » sont notés pour plus tard, et quiconque demande d'arrêter ne reçoit plus jamais de courriel.

Tout va dans le même dossier client que les demandes qui vous sont arrivées, alors un prospect qui devient client a une seule fiche, du premier courriel à la consultation et à chaque conversation qui suit.