Rappel de loyer : 8 modèles de textos à copier

C'est le 3 du mois. Vous avez 40 logements, un tableur ouvert et l'application de la banque dans l'autre fenêtre. Vous associez chaque dépôt à un locataire, puis vous commencez la liste de ceux qui n'ont pas payé. Un court rappel de loyer par texto règle presque toute cette liste. Bien des locataires en retard n'ont jamais voulu sauter le loyer. Ils ont oublié, ou ils attendaient la paie et ont perdu la date de vue.

Voici huit textos à copier, dans l'ordre où vous les enverriez, puis quoi répondre quand un locataire vous écrit.

Ce que chaque rappel de loyer doit dire

Faites court. Chaque rappel contient quatre choses :

1. Qui vous êtes. Le locataire n'a peut-être pas votre numéro enregistré.
2. Le montant et la date. Un texto vague reçoit une réponse vague.
3. Une seule façon de payer. Un lien, ou la seule chose à faire.
4. Un ton aimable. Vous croiserez cette personne dans le couloir la semaine prochaine.

Avant l'échéance

Envoyez celui-ci environ trois jours avant. C'est le texto le plus utile du mois, parce que rien n'a encore mal tourné.

Modèle 1, le rappel simple :

Bonjour Sophie, c'est Marc de Gestion Érablière. Votre loyer de 1 650 $ est dû le 1er décembre. Vous pouvez payer ici : [lien]. Merci !

Modèle 2, pour un locataire qui paie par virement Interac :

Bonjour Sophie, c'est Marc de Gestion Érablière. Le loyer de 1 650 $ est dû le 1er décembre. Envoyez votre virement Interac à [email protected] et indiquez votre numéro de logement dans le message. Merci !

Le jour de l'échéance

La plupart des locataires n'en ont pas besoin. Envoyez-le seulement à ceux qui paient souvent en retard, ou à tous si votre immeuble fonctionne mieux ainsi.

Modèle 3, le petit rappel du jour :

Bonjour Sophie, un mot rapide de Gestion Érablière. Votre loyer de 1 650 $ est dû aujourd'hui. Si vous avez déjà payé, merci, et ne tenez pas compte de ce message.

Quand le loyer a quelques jours de retard

Restez aimable. Posez une question, parce qu'une question appelle une réponse.

Modèle 4, le premier texto de retard :

Bonjour Sophie, c'est Marc de Gestion Érablière. Nous n'avons pas encore reçu votre loyer de 1 650 $ pour décembre. Est-ce que ça vous a échappé ? Vous pouvez payer ici : [lien].

Modèle 5, si le locataire a peut-être déjà payé :

Bonjour Sophie, je ne vois pas encore votre loyer de décembre de notre côté. Si vous l'avez déjà envoyé, pouvez-vous me dire le jour et le moyen de paiement ? Je vais le retrouver.

Quand le loyer a une semaine de retard ou plus

Soyez clair, et demandez une date.

Modèle 6, le texto ferme :

Bonjour Sophie, votre loyer de décembre de 1 650 $ a maintenant 8 jours de retard. Merci de payer ici : [lien], ou de me répondre avec la date où vous pourrez payer.

Modèle 7, l'offre d'en parler :

Bonjour Sophie, c'est Marc de Gestion Érablière. Votre loyer est toujours impayé. S'il s'est passé quelque chose, appelez-moi au 514-555-0123 et on en parle.

Après le paiement

Presque personne n'envoie celui-ci, et il ne coûte rien.

Modèle 8, le remerciement :

Merci Sophie, nous avons bien reçu votre loyer de 1 650 $ pour décembre. Votre reçu est ici : [lien].

Il répond aussi à la question que vous entendez chaque mois : « Est-ce que mon loyer est passé ? »

Quoi répondre quand un locataire vous écrit

« Je suis payé le 15. »

« Merci de me le dire. Je note le 15. Pouvez-vous me confirmer que vous paierez les 1 650 $ au complet ce jour-là ? »

« J'ai déjà payé. »

« Merci. Quel jour l'avez-vous envoyé, et comment ? Je vérifie de notre côté et je vous reviens aujourd'hui. »

« Je ne peux payer que la moitié. »

« Merci de votre franchise. Je vérifie avec le propriétaire et je vous reviens aujourd'hui. »

Notez ce que vous convenez, avec la date. Un fil de textos est une bonne trace, mais seulement si vous le retrouvez trois mois plus tard.

Quelques règles pour que ça marche

• Envoyez à une heure raisonnable. Le matin ou en début de soirée. Un texto de loyer à 22 h ressemble à une menace.
• Un texto par jour au plus. Deux dans la même journée, ça ressemble à une poursuite.
• Arrêtez dès que le loyer est payé. Un rappel à quelqu'un qui a payé hier vous coûte plus de confiance qu'il n'en rapporte. Vérifiez votre liste d'abord.
• Ne parlez jamais des autres locataires. Même pas « tout le monde a payé ».

Un rappel par texto n'est qu'une courtoisie. Ce n'est pas un avis officiel. Si le loyer reste impayé, suivez la démarche prévue dans votre province.

Des rappels qui ne dépendent plus du 3 du mois

Les textos sont la partie facile. Le plus dur, c'est de vérifier qui a payé, d'envoyer le bon texto au bon locataire, et de le faire pour chaque logement, chaque mois.

C'est le travail que Perbene fait pour les gestionnaires immobiliers. Vous activez les rappels une fois. Perbene écrit au locataire par texto, ou par WhatsApp si vous l'avez connecté, trois jours avant l'échéance, puis une fois par semaine tant que le loyer est en retard, trois rappels au plus, entre 9 h et 19 h. Un locataire qui a payé ne reçoit rien. Chaque locataire a une page de compte avec le bail, le solde et tous ses reçus, et peut y payer par carte ou par prélèvement bancaire canadien. Les virements Interac sont associés au bon locataire à partir du courriel qu'Interac vous envoie. Quand un locataire répond, Perbene lui répond, en français ou en anglais.

Voir comment Perbene fonctionne pour les gestionnaires immobiliers