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Llamadas de emergencia a las 3 AM
Tuberías rotas, puertas bloqueadas y fallas de calefacción no esperan al horario de oficina. Sus administradores están agotados de ser el equipo de guardia 24/7.
Para empresas de Administración de Fincas
El software de administración de propiedades que también contesta a tus inquilinos
Propietarios, edificios, unidades y contratos en un solo lugar. Perbene contesta cada llamada, mensaje de texto y chat de tus inquilinos, lleva las rentas y las transferencias, y prepara el estado de cuenta mensual de cada propietario.
Dónde se pierde el trabajo
Los retos de las empresas de Administración de Fincas
Los momentos caros suelen ser comunes: un teléfono que suena, un seguimiento sin terminar, una urgencia que llega a la persona equivocada.
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Las rentas en una hoja de cálculo
Quién pagó, quién se atrasó, qué recibo salió. Llevarlo a mano se come los primeros días de cada mes.
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Propietarios que quieren cifras
Cada propietario espera un estado con sus honorarios calculados. Prepararlos lleva una tarde cada mes.
La diferencia Perbene
Diseñado para equipos de Administración de Fincas
Perbene conoce las llamadas que importan en tu oficio, mantiene los detalles juntos y te consulta antes de lo importante.
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Propietarios, propiedades, unidades y contratos en un solo lugar
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Renta cobrada cada mes, pagos registrados, un recibo por cada uno
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Recordatorios de renta amables por texto o correo, cuando usted los activa
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Un estado mensual para cada propietario, con sus honorarios calculados
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Solicitudes de reparación por teléfono, texto o chat, las urgentes enviadas a su persona de guardia
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Unidades vacantes con fotos y anuncio público, y una página del inquilino con contrato y recibos
Un día con Perbene
Cómo las empresas de Administración de Fincas usan Perbene
Resuelto / 01
Triaje de mantenimiento fuera de horario
Un inquilino reporta una fuga de agua a medianoche. Perbene identifica la emergencia, toma el número de unidad y los detalles, y avisa de inmediato a su equipo de mantenimiento de guardia.
Resuelto / 02
Rentas y recibos
Un inquilino paga el primero del mes. Usted registra el pago, sale un recibo con el siguiente número de la secuencia y el saldo se actualiza.
Resuelto / 03
Estados para propietarios
A fin de mes cada propietario recibe un estado de las rentas cobradas con sus honorarios de administración calculados, listo para enviar.
Resuelto / 04
Unidades vacantes
Se libera una unidad. Usted agrega fotos y publica un anuncio público con su propio enlace, y quienes llaman por ella reciben los detalles.
Cómo funciona
Qué pasa cuando un inquilino llama por una fuga a medianoche
Los mismos cuatro pasos se repiten en cada llamada, sea agua que cae del techo un sábado por la noche o una pregunta sobre el estacionamiento un martes.
La llamada se contesta al primer timbre
Sin espera y sin buzón de voz. Perbene contesta en tu número, saluda al inquilino con el nombre de tu empresa y habla español, inglés o francés según quien llame. Luego pregunta qué edificio y qué unidad, y lo verifica en tus registros.
Separa la urgencia de la rutina
Un incendio o olor a gas recibe una sola indicación: llamar al número de emergencias ahora. Una tubería rota, la calefacción apagada o un corte de luz es una urgencia para tu contratista de guardia. Un grifo que gotea es una solicitud de reparación con la unidad, el problema, la prioridad y las instrucciones de acceso.
La persona correcta se entera
Una urgencia llega por mensaje a tu contratista de guardia con la unidad, el problema y el número para devolver la llamada, y tú recibes una alerta urgente. Lo demás espera en tu lista, ya redactado, y nadie se despierta por la puerta de un armario.
Recibes toda la llamada por escrito
Cada llamada deja una grabación, una transcripción y un resumen breve en el registro del inquilino. Cuando devuelves la llamada por la mañana, ya sabes qué se rompió, qué se le dijo al inquilino y qué se prometió.
Por qué un administrador necesita más que un servicio de contestación
Un servicio de contestación resuelve un solo problema: el teléfono por la noche. Toma un mensaje y lo pasa. El resto del mes sigue en una hoja de cálculo, la app del banco y una carpeta de contratos viejos, y alguien todavía tiene que copiar lo que anotó la operadora.
Un software de administración de propiedades resuelve la otra mitad. Guarda las unidades, los contratos y las rentas, pero espera a que lo abras. El inquilino que llama a las 11 de la noche cae en el buzón de voz, y el software no sabe nada de la llamada hasta que la registras al día siguiente.
Perbene hace las dos cosas desde un solo registro. El inquilino que llama por una fuga es el mismo del contrato, el saldo y los recibos. Quien contesta ve la unidad, y quien lleva las cuentas ve la llamada. No hay un segundo sistema que mantener al día.
Rentas, transferencias y recibos para propietarios en Canadá
En Canadá la mayoría de los inquilinos paga por transferencia Interac, y la mayoría del software de rentas no se hizo para eso. Perbene lee el aviso de depósito de Interac en tu correo, comprueba que de verdad viene de Interac y lo une a la renta correcta con el código de la página del inquilino, o con su nombre y el monto exacto. El pago se registra con el número de referencia de Interac. Si no puede unir un depósito a una sola renta, no registra nada y te avisa.
Los inquilinos también pueden pagar en línea desde su página, con tarjeta o con débito preautorizado canadiense, que cuesta mucho menos que una tarjeta en un mes completo de renta. Cada pago recibe el siguiente número de recibo de la secuencia, y el saldo del inquilino se actualiza solo.
Las rentas se crean a partir de cada contrato cinco días antes del vencimiento. Si activas los recordatorios, los inquilinos saben de ti tres días antes de la fecha, y luego una vez por semana si hay atraso, tres veces como máximo, por WhatsApp si lo conectaste, si no por mensaje de texto o correo. Puedes detener los recordatorios de cualquier renta. Son recordatorios amables, no avisos legales: cualquier paso formal sigue en tus manos.
Propietarios, vacantes y avisos a todo un edificio
Cada propietario tiene su comisión, y cada edificio puede tener la suya. Al final del mes Perbene prepara para cada propietario un estado de cuenta con las rentas cobradas y tu honorario calculado, y la noche que le dedicabas vuelve a ser tuya.
Cuando una unidad queda libre, agrega las fotos y publícala. El anuncio tiene su propio enlace público y aparece en la página de tu negocio. Quien llama para saber qué hay disponible escucha las unidades publicadas y puede agendar una visita durante la llamada, y sus datos quedan guardados como cliente potencial.
Cuando vayan a cortar el agua el jueves, escribe un solo aviso y elige los edificios. Cada inquilino con contrato activo lo recibe por WhatsApp o mensaje de texto, o por correo, con un enlace a una página que muestra el mismo aviso. Sin cadena de llamadas, y sin una hoja pegada en la entrada como única prueba.
Perbene, o un servicio de contestación y un software aparte
Cómo se ve un mes con un solo sistema, y con dos que nunca se hablan.
| Un mes de administración | Perbene | Servicio de contestación y software de rentas |
|---|---|---|
| La llamada del inquilino a medianoche | Contestada al instante, con el nombre de tu empresa | Una operadora toma un mensaje |
| Una tubería rota | Mensaje a tu contratista de guardia con la unidad y el problema | Llama a una lista, a menudo primero a la oficina |
| Quién ve la llamada | Llega al registro del inquilino, con contrato y saldo | Un mensaje que copias en el software |
| Transferencias Interac | Unidas a la renta desde el aviso de Interac | Unidas a mano, o sin soporte |
| Recordatorios de renta | Enviados a tiempo cuando los activas | Depende del software |
| Estados de cuenta | Preparados cada mes con tu honorario calculado | Depende del software |
| Idiomas | Español, inglés y francés en la misma línea | Depende de quién esté de turno |
| Costo | $99 al mes con 20 unidades incluidas, luego $3 por unidad | Por minuto o por llamada, más la suscripción al software |
Software de administración y servicio de contestación: preguntas
¿Cuánto cuesta?
$99 al mes con 20 unidades incluidas, y luego $3 por unidad al mes, en dólares canadienses. Se incluyen 8.000 créditos al mes, unas 350 llamadas, y las visitas y reparaciones no se cobran por cita. Así, 50 unidades cuestan $189 al mes. Puedes probarlo gratis 14 días.
¿Es un software de administración o un servicio de contestación?
Las dos cosas. Perbene guarda tus propietarios, edificios, unidades, contratos, rentas y recibos, y contesta a tus inquilinos por teléfono, mensaje de texto, WhatsApp, chat y correo. Como es un solo sistema, la llamada de un inquilino llega al mismo registro que su contrato y su saldo.
¿Sirve para propietarios en Canadá?
Sí. Se hace en London, Ontario. Cobra en dólares canadienses, lleva el depósito del último mes de renta, une las transferencias Interac, acepta el débito preautorizado canadiense y funciona en inglés y francés.
¿Cómo decide qué es una urgencia?
Pregunta. De dónde viene el agua, si no hay calefacción, si alguien está en peligro. Ante un incendio u olor a gas, indica llamar de inmediato al número de emergencias. Una inundación, la calefacción apagada o un corte de luz va por mensaje a quien esté de guardia. Una reparación común se vuelve una solicitud en tu lista.
¿Reemplaza a mi persona de guardia?
No. Va antes que ella. Tu contratista de guardia sigue haciendo el trabajo, pero solo lo despiertan por una urgencia real, y recibe la unidad, el problema y el número de contacto en el primer mensaje.
¿Cómo se unen las transferencias Interac?
Le das a Perbene la dirección que recibe tus transferencias, con el depósito automático activado. Los inquilinos ven esa dirección y un código corto en su página, y escriben el código en el mensaje de la transferencia. Cuando llega el aviso de depósito de Interac, Perbene comprueba que es auténtico, registra el pago y emite un recibo numerado. Sin coincidencia no se registra nada y te avisa.
¿Los inquilinos pueden ver su contrato y sus recibos?
Sí. Cada inquilino tiene una página privada con su contrato, saldo y recibos, una forma de pagar y un chat que puede decirle cuánto debe. No necesita contraseña ni app.
¿Puedo conservar mi número actual?
Sí. Desvía el número al que ya llaman tus inquilinos y consérvalo. También puedes tomar un número nuevo de Perbene para probar sin tocar tu línea.
Precios claros
Precios sencillos para empresas de Administración de Fincas
$99 al mes, con 20 unidades incluidas, y luego $3 por unidad al mes. Las visitas y las reparaciones no se cobran por cita. Precios en dólares canadienses.