Cada evaluación agendada, y cada paciente hasta el final de su plan

Por qué las clínicas de fisioterapia pierden pacientes en el teléfono

Un paciente con el cuello rígido o la rodilla adolorida llama cuando le duele, y casi nunca es cuando tu recepción está libre. Llama a la hora de la comida, después del trabajo o entre dos reuniones. Si el teléfono suena sin respuesta, prueba con la siguiente clínica del mapa, y la mayoría nunca deja mensaje.

Tus fisioterapeutas tienen la agenda llena de pacientes, y la persona de recepción está registrando a alguien, cobrando o contestando una pregunta del seguro. El teléfono es lo último a lo que alguien alcanza a llegar, y es por donde llegan los pacientes nuevos.

Perbene contesta cada llamada en el número de tu clínica, explica tu evaluación inicial y su precio con lo que escribiste, y agenda al paciente en un horario libre real antes de que cuelgue.

Pacientes que se van antes de terminar su plan

Un plan de tratamiento solo funciona si el paciente sigue viniendo. Muchos dejan de venir después de unas visitas: se sienten un poco mejor, se ocupan, o cancelaron una vez y nunca reagendaron. Cada uno es un paciente que no obtuvo el resultado completo, y un calendario con huecos.

Perbene puede escribirles por ti. Una regla cubre a los pacientes que no vienen desde un número de semanas que tú eliges. Otra cubre a los pacientes que cancelaron en los últimos dos meses y nunca volvieron a agendar. Apruebas el mensaje de cada regla una vez, y no sale nada antes de que lo hagas.

Cuando un paciente contesta, Perbene le ofrece horarios libres reales de tu calendario y agenda el que elige. Se omite a los pacientes que ya tienen una cita, que recibieron noticias tuyas en los últimos 60 días o que están en tu lista de no contactar.

Cancelaciones, recordatorios y tu reputación

Cada cita recibe una confirmación al agendarse y un recordatorio antes de empezar, por mensaje de texto o correo. Cuando un paciente llama para cancelar, Perbene le ofrece moverla a otro horario en ese momento, y la hora liberada vuelve a tu calendario para la siguiente llamada.

Las clínicas bilingües conocen el problema: el paciente empieza en francés, la persona de recepción se siente más cómoda en inglés. Perbene contesta a cada paciente en su idioma y cambia cuando él cambia, por teléfono, mensaje de texto, WhatsApp y correo.

Perbene responde tus reseñas de Google con tu estilo: un agradecimiento para las buenas, y las negativas te llegan primero con una respuesta sugerida.

Perbene no decide nada clínico. Agenda, recuerda y contesta preguntas sobre tus servicios, tu horario y tus políticas con lo que escribiste, y pasa a tus fisioterapeutas todo lo que tenga que ver con la atención.

Cómo se configura Perbene para tu clínica

Todo empieza con tu sitio web. Perbene lo lee y prepara el perfil de tu clínica: tus servicios, tus fisioterapeutas, tu horario, tus precios, la facturación directa y tu política de cancelación. Corriges lo que esté mal y agregas lo que falte, en palabras simples.

Luego conectas un calendario para que Perbene vea tus horarios libres reales, y eliges el número al que llamarán los pacientes: el que ya tienes, desviado, o uno nuevo. Si tus visitas pasadas están en tu software de clínica, puedes subirlas como exportación CSV para que Perbene sepa quién dejó de venir.

Tú decides qué hace Perbene por su cuenta. Contestar, agendar y los recordatorios pueden funcionar solos desde el primer día, mientras que los mensajes a pacientes de antes esperan tu aprobación. Cada mañana recibes una página sobre el día anterior: quién llamó, quién agendó y qué te está esperando.

Cuando algo cambia, un fisioterapeuta nuevo, un horario nuevo o un servicio nuevo, lo cambias en el perfil y Perbene usa la nueva versión desde la siguiente llamada.